Phần mềm lập tuyến nào hỗ trợ giao hàng định kỳ hằng tuần cho cùng các khách hàng?

Lịch định kỳ hoạt động thế nào

Một khách hàng hằng tuần gồm hai thứ: đơn cố định (ai, ở đâu, khung giờ nào, bao lâu một lần) và kế hoạch của từng ngày (tài xế nào giao điểm nào, theo thứ tự nào). Phần mềm gộp hai thứ làm một sẽ cho bạn một tuyến cố định hỏng ngay ngày đầu tiên có tài xế nghỉ, hoặc không nhớ gì cả. Hãy kiểm tra những điều này ở mọi sản phẩm.

• Lịch nằm trên khách hàng, không nằm trong một tab bảng tính sao chép
• Nhịp ngoài “mỗi tuần”: thứ Hai và thứ Năm, hai tuần một lần, ngày 15 hằng tháng, có ngày bắt đầu và kết thúc
• Ngày lễ: chuyện gì xảy ra khi ngày thường lệ là ngày nghỉ
• Bỏ qua một tuần mà không xóa lịch
• Đơn đã tạo sẽ ra sao khi lịch thay đổi
• Đơn là đơn thường được lập cùng phần còn lại của ngày, hay là một tuyến cố định

Thiết lập trong Afi Planner

Afi Planner là phần mềm lập tuyến và quản lý giao hàng cho các đội giao hàng địa phương, do Afi Labs tạo ra. Lịch nằm trên khách hàng trong Contacts. Mở liên hệ (lưu trước), bật “Delivers every…” và điền phần còn lại. Bấm “Save schedule”: đơn của 14 ngày tới hiện ngay, và bộ lập lịch, chạy mỗi giờ, thêm từng ngày mới khi ngày đó nằm trong 14 ngày tới.

• “Repeats”: “On weekdays” (tùy ý kết hợp thứ Hai đến Chủ nhật, “How often” mỗi tuần hoặc mỗi 2, 3, 4, 6 hay 8 tuần) hoặc “On a day of the month” (tháng ngắn dùng ngày cuối tháng)
• “Starting” và “Until (optional)” cho khách bắt đầu muộn hơn hoặc kết thúc
• “Window from” và “Window until” riêng (để trống nghĩa là khung giờ thường lệ của liên hệ) và “Extra notes for these orders”, được thêm sau ghi chú của liên hệ
• “Tell the customer each delivery is scheduled” tắt theo mặc định, vì khách đã biết nhịp giao; mọi tin nhắn khác vẫn được gửi như với mọi đơn
• Đến ngày, bấm “Plan routes” như thường lệ: các đơn định kỳ là đơn thường được đánh dấu “↻ Repeats”, lập cùng với các đơn một lần. Kế hoạch không cam kết cùng một tài xế mỗi tuần
• “Copy stops from another day” là cách còn lại: chọn một ngày, xem bao nhiêu đơn sẽ được sao chép và vì sao phần còn lại bị bỏ, bỏ các đơn đã giao hoặc thất bại, và “Undo copy” khi chúng chưa bị đụng tới

Cần kiểm tra mỗi tuần

Lịch tự chạy, nhưng vài việc cần mắt của điều phối viên.

• “Skip this one” trên một đơn định kỳ xóa đơn đó và đánh dấu ngày được bỏ qua; lịch tiếp tục với lần sau. Không làm được khi tài xế đã xử lý đơn
• Ngày lễ bạn đánh dấu nghỉ chuyển lần giao hằng tuần sang ngày giao trước đó, và Needs attention hiện “Closed on {day}: recurring orders moved”, kể cả các khách không chuyển được. Những ngày công ty không giao (Settings, Delivery days) không có đơn
• Sau khi bạn đổi hoặc dừng một lịch, các đơn đã tạo vẫn còn: trình chỉnh sửa đề nghị “Remove N orders not planned yet” hoặc “Keep them”, và đơn trên tuyến đã gửi cho tài xế không bao giờ bị xóa
• Khung giờ, ghi chú hoặc địa chỉ mới của khách được áp dụng cho các đơn sắp tới, trừ những đơn bạn đã sửa tay và những đơn trên tuyến đã gửi, các đơn này giữ nguyên và được liệt kê
• Tài khoản bị tạm dừng hoặc đã kết thúc không tạo đơn mới, và bộ lập lịch không bao giờ tạo hai đơn cho cùng một khách và một ngày

Giới hạn

Không có kết nối dựng sẵn tới hệ thống đặt hàng hay ERP của khách và không có ứng dụng Shopify hay Zapier; lịch được lưu trên từng liên hệ, và đơn cũng có thể đến qua dán, tệp hoặc API. Bộ lập lịch tạo đơn, không tạo tuyến: hãy lập kế hoạch mỗi sáng hoặc từ hôm trước. Gói trả phí được báo giá theo quy mô đội xe, chưa công bố giá. Dùng thử miễn phí ba tháng, không cần thẻ tín dụng: đặt “Delivers every…” cho năm khách quen và xem 14 ngày tới.